Orientación laboral

Cómo lograr que las reuniones sean productivas

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Si eres un afortunado con trabajo en una empresa de tamaño medio o grande sabes que la felicidad no es completa: abundan las reuniones improvisadas, mal planificadas e improductivas que te roban el tiempo para que casi todos -tal ve tú también- se dediquen a alimentar su ego en vez de plantear soluciones concretas a los problemas o asuntos del día. Javier Megías nos da algunas claves para detectar esas reuniones odiosas, por ejemplo, aquellas en que se responde el teléfono en una reunión de negocios.

  • Duración: Eterna, si existe convocatoria suele mostrar una expresión de deseo más que un horario estricto a cumplir. Como mínimo, de 1 hora.
  • Finalidad: Difusa. Es bastante habitual las reuniones que se plantean con un fin difuso (con palabras como “Analizar”, “Planteamiento”…) en el que no está claro qué productos o acciones concretas se espera obtener de la reunión.
  • Improvisación: Las agendas de reunión / orden del día con descripción clara de horarios, asistentes, temas concretos a tratar, responsables y tiempos de intervención… suele brillar por su ausencia
  • Puntualidad: Escasa, la gente es consciente de que hasta que no llegue el último de los asistentes no comenzarán, con lo que se asume que la reunión comienza “mas o menos” a la hora X(con 15 minutos de variabilidad) .
  • Foco: La gente aprovecha para comentar temas no relacionados con el objetivo específico de la reunión “aprovechando que se ven”… o peor, para hacer charla de café (consecuencia, por otra parte, de la falta de puntualidad de muchos asistentes).
  • Asistentes: Se convoca a todo el mundo que potencialmente podría aportar algo, o que en su cargo o funciones están relacionados, aunque de manera lejana, con el objetivo… “por si les interesa”
  • Conclusiones: Como mucho, los asistentes deciden que “se debería hacer X”, o que “habría que hacer X”… normalmente en tareas poco claras y sin demasiada especificidad(¿se?¿habría? ¿En que departamento trabajan?) 
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