Orientación laboral

La destrucción de documentos, cuestión de seguridad

destrucción de documentos

Entre las tareas que son obligatorias para una empresa, están las que tienen que ver con la destrucción de documentación.

Documentos, informes, recibos y papeles varios se acumulan en una oficina de forma habitual, y con cierta periodicidad es útil hacer una selección de estos archivos, desechando aquellos que ya no tienen validez. Por un lado se produce una reducción del espacio que ocupan, por otro, se favorece una mejor gestión y eficacia en la búsqueda de aquellos documentos que son importantes.

Detrás de la destrucción de documentos debe haber todo un proceso que combine la correcta selección y destrucción de información potencialmente peligrosa, con la gestión de residuos respetando el Medio Ambiente.

¿Por qué es importante destruir documentos de empresa?

  • Cuestión de espacio. La destrucción periódica de papeles que no sirven ayuda a reducir el espacio que estos ocupan, que se puede aprovechar para una mejora organizativa o para la inclusión de nuevos proyectos.
  • Confidencialidad. Una correcta destrucción asegura que la información de los documentos no termine en manos de la competencia o de periodistas.
  • Protección de datos.  Por Ley, se establece que los datos privados de terceros se deben proteger, poniendo todas las medidas necesarias para evitar su difusión. La no protección de datos está penada con importantes multas.
  • Garantía para clientes y distribuidores. La destrucción de información de terceros de forma correcta es una garantía extra para empresas que trabajan con la propia.

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de destruir documentos?

Cuando la destrucción se deja a una empresa del sector, ¿Cómo tener la certeza de que la información no será visualizada o difundida, aunque sea de forma accidental? La mejor forma de saberlo es asegurarse de que los documentos se destruyen “in situ” en el mismo lugar en el que se encuentran los documentos.

Si no es posible la destrucción en el lugar, contar con contenedores de seguridad es la mejor garantía de que nadie podrá acceder a la información una vez que los documentos se depositen en este espacio.

Safetydoc es la empresa que garantiza la tranquilidad de que los documentos serán destruidos protegiendo la seguridad y la confidencialidad de la información de empresa, clientes o distribuidores. ¡Destruya sus documentos, sí, pero con toda tranquilidad!