Orientación laboral

Gestionando emails de trabajo de forma eficiente

emails de trabajo

Si hace años, la carta era la forma más común de comunicación entre amigos, familiares y también en el trabajo, hoy en día son los emails la mejor manera de mantener en contacto en distintos ámbitos.

Y es que los emails ofrecen una inmediatez difícil de encontrar en otros servicios de mensajería. Pero puede que, si la carta ya contaba con unas ciertas normas establecidas, con estructuras y, además, era sencillo personalizarla en función del destinatario, para los emails no ha habido tanto tiempo para pulir estos aspectos.

Y no solo desde el punto de vista del formato, sino que más allá del mero contenido y de la forma, mantener emails puede ser un arma de doble filo: todas las ventajas que ofrecen las cuentas de correo electrónico se pueden convertir en un auténtico quebradero de cabeza, si no se tiene cuidado…

Cómo gestionar emails de trabajo

  • La bandeja de entrada. Correos de publicidad, correos divertidos, emails de amigos con invitaciones, correos del trabajo, … es imposible mantener al día el correo si está desordenado. Lo mejor de todo es apostar con el orden y crear subcarpetas en función de los usos o de los remitentes. De esta forma se puede tener todo el correo a mano, pero sin que sea visible, y entorpezca la visión de lo que sí es importante.
  • Organizar grupos. Organizar los contactos en función del motivo por el que se conocen “Universidad” “Amigos” “Familia” “Compañeros de Trabajo” “Superiores” es una buena forma de evitar problemas a la hora de enviar determinados tipos de emails…
  • ¡Cuidado con el nombre! Puede que el jefe nos parezca un “Plasta”, pero en el email es recomendable no indicarlo, ni siquiera en el formulario de contacto, ya que en los mensajes grupales suelen aparecer los motes con los que denominamos a cada contacto… Para evitar un problema, lo mejor es usar el nombre y los apellidos.
  • Personalizar emails. Aunque los emails se pueden reenviar hasta el infinito, antes de hacerlo, es mejor retocar el contenido, incluyendo el nombre, los apellidos y/o el cargo de la persona a la que se envía.

Emails: ¿Bueno o malo?

Todas las ventajas de los emails hacen el trabajo mucho más sencillo, pero es necesario mantener un cierto orden y realizar un poco de trabajo extra en organización y gestión de emails para aprovechar todas las ventajas.